ZMNIEJSZENIE RYZYKA NADUŻYĆ FINANSOWYCH ZWIĄZANYCH Z KARTAMI PALIWOWYMI

Rozwój bezgotówkowych form płatności

Przez ostatnie lata bezgotówkowe formy i metody płatności zaczęły nabierać coraz większego znaczenia. Rezultatem tego zjawiska jest wzrost zainteresowania używania kart paliwowych oraz zbliżeniowych urządzeń do dokonywania opłat drogowych w Europie.

Zapewniają one wygodną, bezgotówkową formę płatności za autostrady, przejazdy odcinkami płatnych dróg czy tankowanie pojazdów dla kierowców firm transportowych. Jednocześnie pozwalają osobom zarządzającym flotą na większą kontrolę nad kierowcami i pojazdami przez wprowadzenie ograniczeń w zakresie rodzaju zakupów, liczby i częstotliwości oraz miejsca dokonywanych transakcji.

Zwiększone ryzyko nadużyć finansowych

Zwiększone użycie bezgotówkowych środków płatności wzbudziło również zainteresowanie oszustów i przyczyniło się do wzrostu liczby przestępstw.

Obszary i rodzaje nadużyć finansowych

Rodzaje nadużyć finansowych
Z punktu widzenia osób biorących udział w procederze możemy wyróżnić wykroczenia o charakterze zewnętrznym (osoby trzecie, sprawcy przestępstw) i wewnętrznym (zaangażowanie użytkownika/właściciela karty).

• Nadużycie finansowe:
  • Sfałszowane lub skopiowane dane z karty (w przypadku uszkodzonych czytników kart umieszczonych w dystrybutorach na stacjach, stosowane są przenośne urządzenia pobierające dane na postojach ciężarówek, miejscach przeznaczonych do odpoczynku, w lokalach odwiedzanych przez firmy przewozowe)
  • Oszustwa związane z zagubieniem lub kradzieżą karty (przy użyciu kodu PIN lub łatwego kodu PIN, skradzione karty mogą być użyte w drodze oszustwa)
• Niewłaściwe użycie karty
  • Zmowa na stacji paliw: pobieranie wyższych opłat za paliwo lub dokonywanie płatności bez dokonania faktycznej transakcji, przy założeniu współpracy pomiędzy kierowcą a pracownikami stacji paliw
  • Zmowa kierowców: kierowca dobrowolnie sprzedaje dane z własnej karty oszustowi
  • Niewłaściwe użycie: gdy pracownicy wykorzystują karty do celów prywatnych (tankowanie prywatnego pojazdu lub pojazdu innych osób).
  • Niezgodność kodów produktów: gdy pracownik używa karty do dokonania zakupu nieautoryzowanego produktu (np. karta paliwowa zostaje użyta do zakupu żywności czy napojów w sytuacji, gdy nie jest przeznaczona do dokonywania płatności za te produkty i zostaje fałszywie odnotowana jako użyta do zakupu paliwa).

Zapobieganie / Ochrona

Jako firmy wystawiające karty robimy wszystko, co w naszej mocy, aby zabezpieczyć karty paliwowe. Współpracujemy ze stowarzyszeniami międzynarodowymi, policją i partnerami, aby zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa. Należy podkreślić jednak, że na użytkownikach również spoczywa ogromna odpowiedzialność za bezpieczne użytkowanie kart.

Chcielibyśmy pomóc naszym Partnerom w używaniu kart w bezpieczny sposób i dlatego też zebraliśmy najważniejsze informacje, czynności i kroki, które warto zapamiętać i stosować w celu zminimalizowania ryzyka potencjalnego nadużycia finansowego i niewłaściwego użycia kart paliwowej MOL.

WSKAZÓWKI I PODPOWIEDZI

Z KARTY PALIWOWEJ NALEŻY KORZYSTAĆ TAK OSTROŻNIE JAK Z KARTY BANKOWEJ Należy chronić karty tak jak gotówki. Należy uważać na kartę podczas dokonywania transakcji. Należy pobrać i zachować paragon. Nigdy nie należy korzystać z czytników kart, które noszą ślady ingerencji (niestabilnie przymocowane do urządzenia elementy, taśma klejąca lub widoczne pozostałości kleju).

Z KODEM PIN NALEŻY OBCHODZIĆ SIĘ W SPOSÓB OSTROŻNY I WŁAŚCIWY Kartę paliwową oraz kod PIN należy zawsze przechowywać oddzielnie i w bezpiecznym miejscu. Pod żadnym pozorem nie wolno zapisywać kodu PIN na karcie ani przyczepiać go do niej, ani przechowywać karty i kodu PIN w tym samym miejscu. Kodu PIN nie wolno udostępniać osobom trzecim. Od czasu do czasu należy zmieniać swój kod PIN (Partner Portal). Jeśli zmieni się użytkownik karty, należy zmienić kod PIN karty. Prosimy o stałą aktualizację danych użytkownika w Centrum Obsługi Kart Online oraz o blokowanie dostępu użytkownikom, którzy stracili uprawnienia.

NALEŻY CHRONIĆ KARTĘ Kartę należy chronić przed nieupoważnionymi osobami. Należy natychmiast zgłosić zagubienie karty paliwowej oraz zablokować ją tak szybko, jak to możliwe. Jeśli zostanie zauważone nielegalne tankowanie pojazdu / nielegalny zakup dokonany za pomocą karty paliwowej, należy zgłosić taki incydent Nie wolno nikomu pożyczać swojej karty. Po otrzymaniu nowej karty, starą kartę należy pociąć na kawałki. Podczas dokonywania płatności nie należy tracić karty z pola widzenia

NALEŻY USTALIĆ LIMIT KORZYSTANIA Z KART ZGODNIE Z POTRZEBAMI FIRMY Należy ustawić ograniczenia korzystania z karty paliwowej do produktów i usług wynikających z potrzeb firmy Należy stosować limity dzienne, tygodniowe i miesięczne. Należy wprowadzić ograniczenia dotyczące krajów, w których nie są świadczone usługi transportu. Nie wolno udzielać informacji na temat ustawień karty (np. dotyczących limitów kart) osobom trzecim. Ustawieniami można zarządzać zdalnie przy pomocy Centrum Obsługi Kart Online (Partner Portal). W przypadku, gdy użytkownik karty nie jest już pracownikiem firmy, należy poprosić o zwrot karty lub ją zablokować.

NALEŻY SPRAWDZAĆ AKTYWNOŚĆ KARTY REGULARNIE Należy regularnie korzystać z internetowego raportu transakcji, aby wyszukiwać niezafakturowane zakupy. Regularne monitorowanie wspomnianych raportów (Partner Portal). może pomóc w uniknięciu przypadków tankowania i dokonywania zakupów, które odbiegają regularnych zakupów Należy znać wielkość zużycia paliwa i wydatków, które powinny być ze sobą spójne. Należy zwracać uwagę na nietypowe zakupy, które nie pokrywają się ze standardową pracą kierowcy.

NALEŻY EDUKOWAĆ KIEROWCÓW, ABY STARANNIE CHRONILI KARTY PALIWOWE Należy wydrukować zasady korzystania z kart paliwowych i kodu PIN dla kierowców. Należy jasno określić konsekwencje wynikające z niewłaściwego używania karty paliwowej oraz nadużyć finansowych. Istotne jest, aby podkreślić, że takie wykroczenia i nadużycia finansowe są nielegalne i stanowią podstawę do wypowiedzenia umowy. Kierowcy powinni zapoznać się z regulaminem oraz podpisać potwierdzenie odbycia szkolenia. Należy przeszkolić kierowców w zakresie kontroli czytników. Wszelkie oznaki ingerencji, takie jak zerwana plomba wokół czytnika, powinny być dla kierowcy ostrzeżeniem, aby wybrał inny dystrybutor. Kierowcy powinni używać dystrybutorów znajdujących się w bliskiej odległości od stacji, w miejscach dobrze widocznych.

Centrum Obsługi Kart Online (OCC)

Unikalna platforma MOL Group Cards pomoże w zarządzaniu i kontroli kosztów tankowania oraz w zarządzaniu kodami PIN, ustawieniami limitów, zamówieniami nowych kart, blokowaniem transakcji i tworzeniu raportów. Zapraszamy do odwiedzenia strony OCC (Partner Portal).